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Geschäftsoptimierung mit der Cloud

Mitarbeiter entlasten, Zusammenarbeit fördern, Wissen teilen: Geschäftsoptimierung mit der Cloud

Ein spontaner Blick in die Praxis: Der Mitarbeiter eines mittelständischen Systemlieferanten für Bau- und Heimwerkermärkte will eine Datei mit dem Kollegen an einem Außenstandort teilen und gemeinsam weiter bearbeiten. Weil die Angelegenheit eilt, gleich hier und jetzt. Finden sie dafür im Unternehmen keine zentrale Lösung vor, setzen diese Mitarbeiter unter Umständen Plan B um: Sie beschaffen sich selbstständig im Internet eine frei verfügbare Anwendung zum Dateiaustausch, ohne die internen IT-Verantwortlichen zu informieren.

Diese Herangehensweise bringt dem Unternehmen zwar Vorteile, birgt aber auch das eine oder andere Risiko. So liegen relevante Daten eventuell unverschlüsselt außerhalb des Zugriffsbereiches der Unternehmens-IT und man verstößt gegen Sicherheitsrichtlinien.

„Schatten-IT“ als Auslöser verstehen, um Dinge zu verändern

Das beschriebene Szenario ist kein Einzelfall. Bereits 2011 ergab eine Befragung der Analysten von RAAD Research, dass in etwa der Hälfte der Unternehmen Anwendungen zum Einsatz kommen, die nicht mit der IT-Abteilung abgestimmt sind. In einer aktuellen VMware-Umfrage gibt fast jeder vierte Beschäftigte zu, schon mal selbstständig auf Messaging-Angebote, Cloud-basierte Mail- sowie Dienste zur Datenspeicherung im Internet zurückgegriffen zu haben. Der Online-Speicherdienst Dropbox allein zählt weltweit mehr als 200 Millionen Nutzer. Davon sind vier Millionen Firmenkunden. Tendenz steigend.

Oder aber das Beispiel Bring your own Device, kurz BYOD: eigens angeschaffte Notebooks, Tablet-PCs oder Smartphones, die vom Mitarbeiter direkt beim Einzelhändler eingekauft und bei der Arbeit genutzt werden. Das erschwert das Wirken der Personen, die für die professionelle und sichere Einbindung dieser Geräte in die Unternehmens-IT sorgen sollen.

Geschäftsoptimierung mit der Cloud: Beispiel Außendienst  Sie sind im Außendienst tätig und benötigen unterwegs Dokumente? Dann ergibt ein  Managed Service Sinn, der das Teilen, Speichern, gemeinsame Bearbeiten und Synchronisieren von ­Dateien mithilfe des Internets ermöglicht. Die Nutzung erfolgt über einen Web-Browser oder über einen Client. Sobald zum Beispiel Ihr Notebook online ist, erfolgt automatisch der Datenabgleich.

Geschäftsoptimierung mit der Cloud: Beispiel Außendienst
Sie sind im Außendienst tätig und benötigen unterwegs Dokumente? Dann ergibt ein
Managed Service Sinn, der das Teilen, Speichern, gemeinsame Bearbeiten und Synchronisieren von ­Dateien mithilfe des Internets ermöglicht. Die Nutzung erfolgt über einen Web-Browser oder über einen Client. Sobald zum Beispiel Ihr Notebook online ist, erfolgt automatisch der Datenabgleich.

Geschäftsoptimierung ist und bleibt Chefsache!

Ungeachtet der genannten Risiken muss eines klar sein: Berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass es beim Einsatz von kollaborativem und mobilem „Handwerkszeug“ im geschäftlichen Umfeld Nutzwertpotenzial gibt. Zum Beispiel die Flexibilisierung von Geschäftsabläufen. Die Förderung initiativer Mitarbeiter bzw. Fachabteilungen. Oder aber die Imagepflege: „High Potentials“ wählen ihren Arbeitsplatz immer mehr auch nach dem Kriterium des ihnen zur Verfügung gestellten IT-Equipments aus.

Bevor man also einen guten Ansatz begräbt, sollte man über wirksame Vorkehrungen für die Cloud-basierte Zusammenarbeit nachdenken. So lassen sich die Risiken für die Sicherheit der Firmendaten und deren Schutz vor un­befugtem Zugriff wesentlich minimieren. Solche Vor­kehrungen sollten in der Praxis zumindest die folgenden Maßnahmen sowohl seitens des ­Arbeitgebers als auch des Mitarbeiters beinhalten.

Checkliste:
So gestalten Sie Zusammenarbeit sicher und konstruktiv

  • Der Schutz der Anwendungen/Geräte selbst berücksichtigt im Unternehmen zweierlei: zum einen das Bewusstsein der Mitarbeiter dafür, die Anwendung/das Gerät im Sinne des Unternehmens zu handhaben. Zum anderen Maßnahmen, die den missbräuchlichen Zugriff auf Geräte- oder Unternehmensdaten verhindern.
  • Weil sich die Einstellungen und Regeln je nach Mitarbeiter und Aufgabenbereich unterscheiden können, ist zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern festgelegt, wer welche Rechte beim Zugriff auf Anwendungen und Daten hat (also wer z. B. ein Dokument nur lesen und wer es auch downloaden und bearbeiten darf).
  • Um rechtlichen Fallstricken aus dem Weg zu gehen, sind verantwortliche Personen einvernehmlich dazu bestimmt, für die Sicherheit, die Ausführung der Prozesse und die Definition von internetbasierter Zusammenarbeit im Unternehmen zu sorgen. Falls im Unternehmen selbst keine ausreichenden IT-Kompetenzen vorhanden sind, können diese Aufgaben an einen externen Dienstleister mit entsprechender Fachkenntnis vergeben werden.
  • Es stehen IT-Lösungen zur Verfügung, die Sicherheit (in Bezug auf z. B. Risiken wie Viren, Spyware oder auch den Datenverlust im Falle eines abhandengekommenen Geräts) überhaupt erst ermöglichen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, bei der Auswahl dieser Lösungen die Fachbereiche mit an den IT-Entscheidertisch zu holen. Denn nur dort, wo die Abteilungen passgenau mit dem arbeiten, was sie wirklich brauchen, kann der Wettbewerbs­vorteil des Unternehmens gewahrt werden.

Im Fokus: Funktionalität, die Nutzen schafft

Ziehen wir eine Zwischenbilanz: Cloud-basierte Zusammenarbeit bietet Unternehmen Vorteile (in puncto Prozesse, Abstimmung, Flexibilität). Wie aber schafft man es, den Spagat zwischen Ansprüchen der Mitarbeiter, technologischen Möglichkeiten und hoher Effektivität in der Umsetzung insbesondere unter Sicherheitsaspekten zu meistern?

Als kompetenter Anbieter von sicheren Private-Cloud-Enterprise-Lösungen und schlanken Managed Services im Hybrid- und Public-Cloud-Bereich positioniert sich die Concat AG. Mandantenfähige, voll automatisierte Dienstleistungen entlasten von IT- Aufgaben, die für den Erfolg Ihres Unternehmens essenziell sind: beispielsweise hohe Verfügbarkeit der Anwendungen, Flexibilität, um auf neue Anforderungen zu reagieren, mobile Zugriffsmöglichkeit von zu Hause oder unterwegs, je nach Aufgabenstellung auch international etc. – und zwar sicher und regelkonform. Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Geschäftsprozesse im Unternehmen neu beziehungsweise anders ausrichten: Dann ist das Schlimmste, was passieren kann, dass Ihnen die IT mitteilt, die notwendige Beweglichkeit sei nicht oder erst in einigen Monaten möglich. Dies zu vermeiden, sind Mitdenker und Ideengeber gefragt. Coaches und „Moderatoren“, die sich über ihre Rolle des klassischen „Admins“ hinaus auf Augenhöhe mit der Geschäftsleitung kontinuierlich über die Ziele des Unternehmens austauschen.

Nachfolgend seien stellvertretend zwei Managed-Cloud-Services aus dem Concat-Portfolio kurz vorgestellt. Weiterführende Infor­mationen finden Sie auf dieser Website.

Share2Net

Cloud Storage zum Speichern und Austauschen von sensiblen Geschäftsdaten1

Vorteile:

  • File Sharing made in Germany
  • PDF-Ansicht aller Dokumente (Word, Excel, PowerPoint etc.) im Browser
  • Geschäftsdaten im hochsicheren deutschen Rechenzentrum
  • relevante Unternehmensdaten aktuell im Zugriff
  • Verschlüsselter und gesicherter Dateiaustausch intern oder mit Geschäftspartnern
  • Kein Versand von Datei-Anhängen per E-Mail. Der Nutzer erhält einen Link.

1 Eine gleichwertige Alternative hierzu ist Secure Data Space der Concat-Tochter Synergy Systems.

Hosted Exchange

Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft Exchange oder Linux

Vorteile:

  • rechtsverbindliche Archivierung von E-Mails (wichtig für digitale Betriebsprüfung, Abgabenordnung, Abschlussprüfungsrichtlinien, Basel II usw.)
  • verschlüsseltes Archiv für interne und externe Mails
  • revisionssicher (wichtig z. B. im Zusammenhang mit den Aufbewahrungspflichten nach dem geltenden Handels- und Steuerrecht)
  • Outlook Web Access mit SSL-Verschlüsselung
  • Ordner, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Adresslisten auch als Groupware, also kollaborative Software (erlaubt eine effizientere Zusammenarbeit)
  • Möglichkeit der Synchronisation von Daten, Office-Dokumenten, Bildern und Videos zwischen dem Mobilgerät und dem PC
Geschäftsoptimierung mit der Cloud: Beispiel Zweigstellen Nehmen wir einmal an, Mitarbeiter von verschiedenen Zweigstellen in Europa benutzen gemeinsam Dateien. Diese sind von der Unternehmenszentrale im Rechenzentrum des Cloud-Dienstleisters abgelegt. Ein Managed Service synchronisiert automatisch die Daten in der Zentrale mit den Daten in allen Zweigstellen. Sämtliche Daten sind immer auf dem aktuellsten Stand. Das verbessert die Zusammenarbeit erheblich.

Geschäftsoptimierung mit der Cloud: Beispiel Zweigstellen
Nehmen wir einmal an, Mitarbeiter von verschiedenen Zweigstellen in Europa benutzen gemeinsam Dateien. Diese sind von der Unternehmenszentrale im Rechenzentrum des Cloud-Dienstleisters abgelegt. Ein Managed Service synchronisiert automatisch die Daten in der Zentrale mit den Daten in allen Zweigstellen. Sämtliche Daten sind immer auf dem aktuellsten Stand. Das verbessert die Zusammenarbeit erheblich.

Wenn, dann aber richtig!

Die beschriebenen Cloud-Services lassen sich in eine Vielzahl von Branchen projizieren. Darunter Architekturbüros, Dienstleister, Autohäuser sowie Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe. Aber bleiben wir konkret beim eingangs erwähnten mittelständischen Systemlieferanten für den Do-it-yourself-Handel. Hier war in den zurückliegenden Jahren der Austausch von Daten wie Preislisten, Lieferzeiten, Verfügbarkeiten für diverse Lager mit umständlichen FTP-Lösungen und/oder einfachen Einzellösungen getätigt worden. Eine Anforderung an den IT-Dienstleister war es nun, dass diese Daten weitestgehend automatisiert den Vertriebsstandorten europaweit auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit des sicheren Filesharing inklusive. Mit seinem Services-Portfolio (siehe links genannte Infobox) kann Concat diesem Wunsch Rechnung tragen.

grafik-share2net

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